Neste artigo veremos como ajustar a sequência da numeração de documentos fiscais.
O processo é bem simples. Vá num módulo onde emite o documento fiscal, por exemplo, no controle de notas fiscais (NF-e / NFC-e), no controle de manifestos (MDF-e) ou no controle de conhecimentos (CT-e OS), clique em AÇÃO, e em NUMERAÇÃO FISCAL:
Os três módulos dão acesso ao mesmo controle de numerações fiscais. A lógica aqui é a seguinte: para cada modelo de documento que emite no sistema, crie uma numeração. É recomendável fazer uma pesquisa antes, pois se você já fez algum teste gerando xml o sistema já deve ter criado uma numeração.
O cadastro da numeração tem os seguintes campos:
- CNPJ: é o cnpj da empresa, lembrando que o sistema é multiempresa;
- MODELO: é o modelo do documento fiscal, neste momento o software aceita NF-e modelo 55, NFC-e modelo 65, MDF-e modelo 58 e CT-e OS modelo 67;
- SÉRIE: é a série do documento fiscal. Alguns modelos aceitam série 0, noutros precisa ser 1 ou maior;
- TIPO: é o tipo de numeração, e pode ser número do documento fiscal ou do lote. Quando o sistema transmite um xml é preciso dar uma numeração para o lote que está sendo enviado, então o sistema usar este módulo para isso, porém você não precisa se preocupar com as numerações dos lotes, só as dos documentos mesmo;
- NÚMERO: é o número do último documento emitido, ou seja, o próximo será o número seguinte.
Quando você emitir um documento fiscal, por exemplo, uma nota eletrônica, o sistema precisa descobrir qual será o número do documento, e o número de série. Para isso ele vai pesquisar pelo CNPJ, MODELO e TIPO ao mesmo tempo. Por isso, estes 3 campos não podem se repetir. Imagine que você tem isso no sistema:
| CNPJ | MODELO | SÉRIE | TIPO | NÚMERO |
| 10497438000180 | 55 | 1 | DOCUMENTO FISCAL | 57 |
| 10497438000180 | 55 | 2 | DOCUMENTO FISCAL | 78 |
| 10497438000180 | 65 | 1 | DOCUMENTO FISCAL | 23 |
| 10497438000180 | 58 | 0 | DOCUMENTO FISCAL | 5 |
Note que os 2 primeiros registros dessa também são do CNPJ 10497438000180, do modelo 55, e do tipo DOCUMENTO FISCAL. Neste caso, como o sistema saberia qual série e número usar? Numa situação como essa ele vai selecionar um dos dois aleatoriamente, o que vai gerar problemas. Sendo assim, evite este tipo de situação, na qual você tem 2 registros com o mesmo CNPJ, MODELO e TIPO. Caso precise mudar a série ou o número, altere o registro que já tem. E caso não nenhum registro pode criar um.