Vamos aprender a importar arquivos OFX para realizar a conciliação bancária do financeiro com seu banco.
A conciliação bancária é um novo recurso disponível a partir da atualização 2024.112.806. Utilizando arquivos OFX o sistema consegue importar lançamentos do extrato da sua conta bancária para dentro do financeiro.
Antes de mais nada falaremos sobre esse arquivo OFX. Essa sigla significa Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto, e é um arquivo textual que praticamente todos os bancos consegue gerar. Isso geralmente é feito na área do seu extrato bancário, no aplicativo ou site da institução. Ao visualizar seu extrato normalmente consegue exportar ele em vários formatos, um deles é esse OFX.
O arquivo que você vê acima representa como seria um arquivo desse formato. Não é necessário entender ele, porém optei por mostrar para explicar uma coisa. Veja na imagem acima a parte que está selecionada, e que apontei com uma seta. Essa parte corresponde a um lançamento dentro do arquivo, e mesmo não entendendo o formato, você notará uma coisa: tem muito pouca informação. Basicamente é a data, o valor, um identificador de transação, e a descrição.
Imagine esses exemplos:
- Você fez uma compra e deixou uma conta a pagar lançada no financeiro;
- Um cliente comprou a prazo, e ficou uma conta a receber no financeiro;
- Um cliente pagou uma conta fiado no PIX;
- Você lançou uma conta de água como conta a pagar, para baixar posteriormente quando o pagamento ocorrer.
Esses são só algumas das muitas situações que podem ocorrer. Fica a pergunta: como o sistema cruzaria esses lançamentos prévios no financeiro com o que tem no extrato bancário? Data, valor e descrição não são informações muito úteis, pois com certeza vão repetir bastante, e o valor pode variar em caso de cobrança de juros ou multa por atraso. O sistema até usa o identificador para evitar registros duplicados, quando você importa dois extratos que passam por um mesmo período e tem os mesmos lançamentos. Porém esse identificador não é algo que você vê num extrato bancário, ele só aparece nesse arquivo OFX, então não dá para associar ele previamente com um pagamento quando ele aparece no extrato do banco. Sendo assim, o sistema não tem como baixar um pagamento que você lançou no financeiro manualmente, ou de forma automática pelas compras, vendas, etc… Nessa situação, é o usuário que deve conferir e fazer a associação. Ou seja, após importar ele deve eliminar os lançamentos que correspondem a pagamentos que já estão no financeiro, e fazer a baixa dessas contas a pagar ou receber que ainda estiverem abertas manualmente.
Entendido o fato de que você pode usar o recurso, mas precisa ter certo cuidado, vamos aprender como é feito. Entre em FINANCEIRO:
Clique em AÇÃO, e em IMPORTAR ARQUIVO OFX (CONCILIAÇÃO BANCÁRIA):
Abra o arquivo que pegou no banco:
Você verá uma confirmação como essa:
Nesse momento pode selecionar a conta bancária ali no rodapé da tela, para que os lançamentos caiam vinculados nessa conta. Clicando em SIM a importação vai ocorrer, e no final verá uma mensagem informando quantos lançamentos foram importados e quantos foram ignorados:
O sistema usa aquele identificador único para evitar duplicidade, assim se você importar dois arquivos que cruzam um mesmo período ele não importará os movimentos que já tinha importado antes.
O lançamento importado será mais ou menos assim:
- DATA: será a data do dia em que importou;
- VENCIMENTO e PAGAMENTO: a data do lançamento no extrato;
- CONTA: a conta que selecionou na confirmação;
- CATEGORIA: será sempre CONCILIAÇÃO OFX;
- HISTÓRICO: a descrição obtida do extrato;
- DOCUMENTO: o identificador da transação, ou documento, se houver um associado;
- CRÉDITO ou DÉBITO: o valor da operação. Se o valor for negativo entra como débito, senão crédito;
- OBSERVAÇÕES: o sistema coloca nas observações aqueles detalhes que obteve do arquivo.
Como a data sempre entra com o dia da importação, e a categoria entra como “conciliação ofx”, você consegue fazer pesquisas filtrando essas informações, para então tratar os lançamentos. Afinal, não será interessante deixar tudo nessa categoria, você provavelmente vai querer associar o pagamento com uma categoria que torne mais fácil identificar (água, luz, telefone, etc…). E se for algo que já está lançado no sistema, como expliquei lá no começo, você pode remover para evitar duplicidade.