Neste artigo veremos como duplicar cadastros usando as funções copiar e clonar, e como exportar e importar cadastros no sistema.
Existem situações onde pode ser interessante copiar dados de um cadastro para fazer outro, por ser muito parecido, por exemplo. Neste artigo vou usar o cadastro de produtos, que é um dos mais propícios a ter situações assim, porém você pode usar os recursos demonstrados aqui em qualquer módulo.
Vamos começar pela função clonar. Para usar ela você pode clicar no botão MAIS, no canto superior esquerdo da tela, e na opção CLONAR/DUPLICAR REGISTRO SELECIONADO. A função é auto explicativa, ela cria um novo registro exatamente idêntico ao selecionado. Aí você pode alterar ele e mexer no que desejar.
A vantagem desta função é que, se o módulo em questão possui sub cadastros, eles serão inclusos na duplicação. No caso do produto, por exemplo, isso incluiria a lista de códigos cadastrados na aba GTIN/EAN. Numa venda, incluiria os produtos e formas de pagamento.
Porém, até por a clonagem ser completa, pode ser que ela faça mais do que você espera. Pensando nisso, há uma função mais simples de cópia de dados, que copia apenas os dados do cadastro aberto, sem incluir os sub cadastros. Esta função está disponível no botão MAIS que fica no canto da tela, porém dentro da tela de cadastro, como na imagem abaixo.
São duas funções na verdade, COPIAR CAMPOS DESTE CADASTRO (tecla F7), e COLAR CAMPOS COPIADOS ANTES (tecla F8). Você pode acionar as funções manualmente ou pelas teclas de atalho. Funciona desta forma: altere o cadastro que deseja copiar e use a função copiar. Feche o cadastro (botão SALVA ou botão CANCELA), cria um novo cadastro (botão ADICIONA) ou altera um (botão ALTERA) e usa a função colar. A função copiar vai copiar todos os campos para a área de transferência do Windows, dá até para abrir o bloco de notas e colar eles usando o CTRL+V, por exemplo, mas o formato não é muito didático. Já a função colar vai pegar este conteúdo da área de transferência e tentar colar nos campos, substituindo o valor deles.
Quando falamos em cópia, há ainda uma terceira opção, que é exportar e importar dados. Esta opção envolve gerar arquivos, e a vantagem óbvia dela é você poder levar estes arquivos de um computador para outro. Pode até fazer cadastros em casa e levá-los na empresa, para carregar no sistema, por exemplo. Porém, a função importar só está disponível se você já ativou a licença do software, senão ele exibe um aviso bloqueando.
Outro ponto importante que deve ter em mente antes de usar estas funções é fazer um backup do software antes de importar, pois você pode acabar bagunçando seu cadastro, principalmente se mexeu no arquivo por fora do programa, abrindo ele no Excel, por exemplo. Os arquivos devem seguir exatamente o padrão definido no programa, e em cada atualização do software as colunas podem mudar, então o programa de origem e destino devem estar preferencialmente na mesma versão, e se alterar o arquivo por fora, deve evitar adicionar ou remover campos ou colunas nele, pois isso com certeza afetará a importação, podendo até impedir o processo.
Ambas as funções (exportar e importar) estão disponíveis também no botão MAIS, no canto superior esquerdo da tela, em EXPORTAR/IMPORTAR. Ao apontar para este menu ele se abrirá em mais opções. O sistema permite exportar e importar nos formatos xml e csv. O formato xml não é segredo, é muito usado em transferência de dados on-line. Já o formato csv é basicamente um arquivo de texto, onde cada coluna é separada por ponto e vírgula. A vantagem dele é que dá para abrir facilmente no Excel ou em outro editor de planilhas, mas dependendo do conteúdo dos cadastros ele pode bagunçar um pouco e afetar a importação posteriormente, por isso recomendamos o formato xml.
Conforme pode ver pela imagem acima, dá para exportar só o cadastro selecionado ou todos eles no formato xml. Já no formato csv só dá para exportar todos os cadastros, porém em ambos os formatos só é exportado o que está na tela, não entram cadastros que não aparecem na pesquisa.
Já a função importar não permite escolher cadastros, quando usa ela o sistema vai puxar todos os cadastros que estão dentro do arquivo. Neste ponto o formato xml tem mais uma vantagem: assim como a função clonar que vimos a pouco, ele inclui sub cadastros no xml. E não apenas isso, ele também inclui vínculos com cadastros externos! Por exemplo, num software de comércio, se você exportar a venda, entrarão no xml a venda, os produtos vendidos, as formas de pagamento, os cadastros com os dados das formas de pagamento, os dados do cliente que comprou, do funcionário que atendeu, da empresa a qual o movimento está ligado, e de cada cadastro dos produtos vendidos. Ao importar o sistema captura tudo isso para o sistema, todos estes cadastros, de uma só vez. O xml pode ficar um arquivo grande, mas ele incluirá tudo aquilo que está vinculado ao registro, de forma que seja possível importar ele por completo, e tudo aquilo que é ligado a ele.
Durante o uso da função importar ela pedirá para selecionar a chave primária, como pode ver na imagem acima. Basicamente, é um campo que servirá para o sistema evitar registros duplicados. Ou seja, quando estiver importando ele vai comparar o valor do campo dentro do arquivo com o valor deste campo nos demais cadastros já presentes no sistema. Se ele encontrar o cadastro ele só atualiza os dados com o que capturar do arquivo, já se ele não encontrar adicionará um novo cadastro. Se você deixar em branco o sistema emitirá um aviso informando que vai usar a chave primária do próprio módulo como referência, que geralmente é aquele código uuid (aquele texto grande) que aparece no topo de cada cadastro, geralmente o primeiro campo. Em alguns casos você pode achar interessante cruzar o cliente pelo cpf, por exemplo, ou o produto pelo código de barras, mas na maioria das vezes usar o código pode ser melhor, principalmente se estiver trocando informações entre dois sistemas, ou se estiver só fazendo novos cadastros por fora.