Neste artigo explicarei um pouco como funciona o fechamento de caixa no sistema.
Antes de mais nada, é recomendável que assista o vídeo acima, pois através dele consegue ver exemplos mais práticos que não são viáveis de se demonstrar por escrito. No artigo abaixo procurarei mais resumir as informações.
Esse controle que veremos tem por finalidade administrar a entrada e saída de dinheiro da gaveta, para confrontar o valor registrado com o que realmente consta fisicamente, de forma a detectar desvios. Ele oferece algumas estatísticas, mas esse é o principal objetivo do módulo.
Ele fica em FINANCEIRO:
No botão PDV:
No início do período você abre o caixa, e pode já aqui indicar um valor em dinheiro no campo TROCO INICIAL, que já consta na gaveta, para facilitar o troco aos clientes. O valor informado nesse campo sempre é considerado como DINHEIRO.
Durante o expediente, é possível acompanhar os valores da gaveta usando o botão ATUALIZAR:
No final do expediente usará o botão FECHAR para encerrar o caixa. Esse procedimento também vai atualizar os saldos, porém também preencherá a data de fechamento, fazendo com que aquele caixa não possa mais ser usado.
Emitindo os relatórios EXTRATO DE FECHAMENTO e COMPROVANTE DE FECHAMENTO, você consegue acompanhar em detalhes os movimentos do caixa:
O comprovante de fechamento contém apenas totalizadores, e a parte importante dele são os valores em negrito no início do relatório, até o valor (=) SALDO FECHADO NA GAVETA. É este saldo que contém o valor em dinheiro que deve estar na gaveta no momento. Tudo abaixo disso são estatísticas, mais para fins de curiosidade, e é relativamente normal que algumas delas não coincidam com os valores em dinheiro, pois dependendo das operações feitas podem haver variações.
Já o extrato de fechamento mostra somente os valores movimentados em dinheiro, com mais detalhes:
É importante saber que tudo o que for movimentado tanto no PDV como no retaguarda e envolva valores entrará no comprovante de fechamento, e o que envolve dinheiro também no extrato de fechamento. Assim, esse módulo também serve para segmentos que não precisam de PDV, como imobiliárias, gestão de mensalidades, de cobranças, de fretamentos, de frota, etc…
E é mais importante ainda saber que o sistema é apenas parte do controle. Se o valor do sistema não bate com a realidade a culpa não é do sistema em si, e você pode comprovar isso assistindo ao vídeo acima. Um mero valor registrado errado, ou mesmo uma venda não registrada, pode ocasionar diferenças no fim do expediente. Casos onde o funcionário passa a forma de pagamento errada também podem influenciar. Uma coisa interessante de se acompanhar é o estoque:
Se você controla ele fielmente, registrando compras, vendas e acertos sempre que ocorrerem, diferenças no estoque podem apontar problemas no registro das vendas, ou até vendas que não foram registradas, principalmente se o estoque está maior do que deveria.
O saldo fechado na gaveta irá conter tudo o que foi registrado em DINHEIRO no sistema, como pagamentos de contas do cliente:
De contas no financeiro:
E até mesmo lançamentos feitos manualmente no financeiro durante o período em que o caixa estava aberto:
Nesse caso é interessante que o lançamento tenha uma categoria também, pois ele é agrupado por categoria no comprovante.
E para ter certeza de entendermos, DINHEIRO no sistema não necessariamente é a forma de pagamento com o nome dinheiro, mas sim as formas de pagamento que tem o campo DINHEIRO marcado. Veja a imagem:
Por padrão o sistema vem com 3 formas pré cadastradas, e uma delas é o dinheiro, que já vem corretamente configurado. Você pode criar mais formas para o dinheiro, embora não ache necessário. E até pode colocar todas as formas como dinheiro, mas nesse esqueça o controle da gaveta. Se você recebeu no pix, por exemplo, mas instruiu o sistema para reconhecer aquilo como dinheiro, é óbvio que o valor da gaveta não vai bater, pois o valor foi direto para o banco.
Enfim, espero com este artigo elucidar um pouco as dúvidas sobre o fechamento, pois é um ponto onde muitos usuários se atrapalham. Existem muitos que não tem o conhecimento necessário e acabam querendo interpretar esses relatórios mais como estatísticas, o que naturalmente ocasiona a perda do controle da gaveta.