Neste artigo veremos como controlar as despesas internas e externas dos veículos.
Para começarmos, as despesas são lançadas dentro do módulo de FROTA:
Mas antes, é preciso termos tabelas de custos registradas para o veículo. Elas são lançadas pelo botão CUSTOS e já vimos sobre elas neste artigo, por isso não detalharei muito aqui: https://soriodev.com.br/ajuda/sorges-controlando-sua-frota-veiculos/
As tabelas de custos são uma referência de quais despesas cada veículo pode ter.
Com elas criadas, podemos acessar o módulo em DESPESAS:
O cadastro da despesa é feito em duas partes. A primeira, na aba GERAL, só obriga o preenchimento do FUNCIONÁRIO. Porém, temos dois tipos de despesas, as externas e as internas.
Uma despesa interna refere-se ao consumo de produtos, geralmente quando a empresa tem sua própria oficina e/ou tem uma bomba de combustível. Neste caso é viável ter um controle de estoque, onde você vai comprar e depois usar no veículo conforme a necessidade.
Já uma despesa externa ocorre fora da empresa. Por exemplo, quando leva o veículo abastecer num posto, trocar o óleo, no conserto, para manutenção, etc… Podemos considerar também um pagamento de imposto como despesa externa, já que ele será pago ao governo, embora o veículo não precise sair da empresa para isso.
Se a despesa é externa convém selecionar o FORNECEDOR e a FORMA DE PAGAMENTO, principalmente a forma, para que ocorra o lançamento financeiro. O fornecedor não é obrigatório para o lançamento, mas melhora o controle.
Além destes campos temos a CATEGORIA e a NOTA FISCAL, que são opcionais. Já o campo STATUS requer alguma atenção, pois ele define se a despesa foi ou não realizada. Para ser considerado uma despesa deve estar selecionado FINALIZADO, só aí o sistema movimenta estoque e financeiro. Os campos SUBTOTAL, INTERNO e TOTAL são calculados automaticamente, só o DESCONTO e o ACRÉSCIMO podem ser alterados, mas é interessante notar que o sistema rateia ele entre os itens. Se você alterar o desconto aqui, ele é distribuído entre os itens, já se preencher direto nos itens o sistema vai somar o total dos itens no campo desconto. Ou seja, dá para fazer o processo em duas vias, no local onde quiser.
E falando em itens, temos a segunda parte do cadastro, que fica na aba ITENS DA DESPESA:
Aí você pode adicionar, alterar ou remover itens das despesas, e é onde realmente seleciona o veículo e qual despesa vai ter:
Nos itens você tem os seguintes campos (imagem acima):
- VEÍCULO: é o veículo para o qual a despesa será contabilizada;
- TABELA DE CUSTO: representa qual custo está lançando, e vem daquele cadastro que vimos no começo. Quando você seleciona o veículo o sistema filtra para que apareçam só os custos dele;
- PRODUTO: se a despesa for interna pode selecionar um produto para baixar o estoque;
- KM INICIAL: representa a km da última vez que lançou esta mesma despesa para este mesmo veículo. Em alguns tipos de despesa, como conserto, pode ser irrelevante, mas em despesas como abastecimento, manutenção ou troca de óleo, que possuem execução periódica ou que precisam da km para calcular algo, embora o campo seja opcional você deve preenche-lo. O sistema é capaz de capturar o valor deste campo a partir da segunda vez que lance a despesa, pois ele é armazenado lá na tabela de custo;
- KM FINAL: é a km do veículo no momento do lançamento da despesa. A regra é a mesma do campo acima, preencha pelo menos nas despesas que tem execução periódica ou cálculo envolvendo a km, mas pode preencher em todas elas se quiser, isso cria o hábito e evita esquecimento;
- QTDE: na maioria dos casos será 1, exceto nos abastecimentos, onde você informará quantos litros abasteceu. Ela também pode ser mais de 1 caso esteja baixando o estoque de 2 ou mais peças do mesmo tipo numa mesma despesa;
- VALOR UNITÁRIO: é o valor da despesa. No caso de usar um item do estoque será o valor da unidade, e nos abastecimentos dos veículos é o valor do litro;
- DESCONTO UNITÁRIO e ACRÉSCIMO UNITÁRIO: seguem a mesma regra do valor unitário, preencha os valores por unidade;
- SERIAIS: serve para fazer controle de número de série de peças, mas provavelmente não vai precisar usar, salvo se deseja ter um controle mais rígido.
Os campos UNITÁRIO, TOTAL e MÉDIA KM / LITRO são calculados após salvar. Este último (média) faz o cálculo da (KM FINAL – KM INICIAL) / QTDE, para obter o consumo médio do veículo neste lançamento, porém existem estatísticas mais abrangentes que considerarão um período de lançamentos.
Uma vez que registrou todos os itens eles serão somados e aparecerão nos totais:
Porém você pode ter situações como a da imagem abaixo, onde usa-se um item do estoque. Neste exemplo estamos abastecendo o veículo usando a bomba da própria empresa.
Usar um produto do estoque altera um pouco o comportamento da despesa. A primeira alteração é que o valor unitário é capturado automaticamente do cadastro do produto, mas você pode alterar caso julgue necessário. A segunda coisa é que na despesa o item vai ser somado no campo INTERNO, e não entra no total dela. Estes valores que são somados no campo interno não entram no financeiro. Isso é feito assim porque se você está usando um produto já registrou a compra e o financeiro dele anteriormente, registrar de novo geraria duplicidade.
Uma vez que a despesa é lançada você tem duas funções na tela para consultas relacionadas a ela:
Em CAIXA pode ver os lançamentos gerados no financeiro, da despesa selecionada na tela. Porém, se o total da despesa for zero, ou se não indicou uma forma de pagamento, ou ainda se o status não for FINALIZADO, não haverá financeiro.
Já em HISTÓRICO você consegue visualizar uma consulta mais detalhada das despesas, que combina as duas abas do cadastro. Assim você pode rastrear em quais despesas usou um produto, por exemplo.
Por padrão ela mostra uma quantidade limitada de informações, para manter uma visualização clara, mas você pode personalizar clicando com o botão direito do mouse na lista, e em OCULTAR/EXIBIR COLUNAS, como na imagem abaixo:
Aí poderá marcar o que deseja ver:
Se quiser desfazer e voltar como era antes, clique com o botão direito de novo, e em RESTAURAR COLUNAS.
Todos os lançamentos que registram a KM do veículo naquele momento também influenciam na KM ATUAL do cadastro dele. Se você lançar algo que tem uma km maior do que a do cadastro o sistema atualiza o cadastro automaticamente. É uma função útil e necessária, mas que as vezes gera uma dor de cabeça se você errar no lançamento e colocar uma km muito alta. Para ajudar em situações assim o sistema tem uma consulta, que fica no botão AÇÃO do controle de frota/veículos, em HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DA KM.
A consulta é simples mas dá uma boa posição para saber o que mexeu na km do veículo, incluindo a data, veículo, tabela de custo (se foi despesa), o tipo e a km registrada:
E no caso das despesas, elas também afetam as tabelas de custos, como pode ver na imagem abaixo:
Ao registrar uma despesa naquela tabela, o sistema armazena a data e km da última execução. Isso aliás já foi explicado no tópico sobre o cadastro do veículo, mas na imagem acima pode ver na prática. Este registro serve para duas coisas: a primeira é para que da próxima vez que lançar a despesa o sistema saiba a KM INICIAL, que é capturada deste cadastro. Já a segunda é para permitir o controle dos alertas do veículo. Vendo a imagem acima como exemplo, o veículo teve troca de óleo com 11 mil km, e a validade da troca é 5 mil km, então ao atingir 16 mil km precisa trocar de novo. Como o sistema tem a KM ATUAL no cadastro do veículo, e ela é atualizada automaticamente com os lançamentos, em algum momento ela vai bater nestes 16 mil km, e aí o sistema começará a avisar que precisa trocar o óleo.