É comum entre nossos usuários ocorrer a seguinte dúvida: cadastrei um cliente, um fornecedor, um funcionário, um produto, ou outro cadastro qualquer. Fui em outro módulo e ele não aparece. Vamos ver como resolver isso.
Imagine que você cadastrou um cliente, mas ao tentar selecionar ele na venda você não consegue vê-lo na lista. No cadastro ele está lá, mas na venda não.
Existem duas coisas que você deve ter atenção nos cadastros: são o campo ATIVO e o campo TIPO. Nem todos os cadastros tem o campo TIPO, mas quase todos tem o ATIVO, e ambos os campos podem esconder o cadastro. Vamos pegar o cliente como exemplo:
Veja que no campo TIPO você pode indicar se ele é cliente, se é fornecedor, se é ambos, ou ainda se é outro. Se for tentar fazer uma venda:
Só vão aparecer os cadastros do tipo CLIENTE ou CLIENTE E FORNECEDOR, e que estão ATIVOS. Já se for uma compra:
Aparecerão só os do tipo FORNECEDOR ou CLIENTE E FORNECEDOR, que estão ATIVOS.
Isso não se restringe ao cliente, outros cadastros podem ter estes campos. Veja o funcionário:
Temos ali embaixo o campo ATIVO. Se estiver usando o segmento de fretamentos, também vai ter um campo tipo no funcionário, para indicar se ele é motorista, ajudante, terceirizado, vendedor, etc…, e como você já deve imaginar, isso vai limitar os campos onde você poderá selecionar aquele funcionário.
E no produto:
Igual, temos o campo ATIVO e o campo TIPO. Um produto do tipo MATÉRIA PRIMA não pode ser vendido, enquanto você só pode montar a receita ou composição de um produto do tipo FABRICADO.
Ou seja, o campo TIPO vai classificar aquele cadastro, o que filtrar ele em alguns locais do sistema. Você deve selecionar o tipo de acordo com o que está cadastrando. Nem todos os cadastros tem este campo, se o seu não tiver pode ignorar isso.
Já o campo ATIVO serve para indicar exatamente o que ele descreve, se o cadastro está ativo ou não. Se você cadastrou um cliente, fez vendas para ele, emitiu nota eletrônica, aquele cliente terá vários vínculos dentro do sistema, e excluir ele complicaria as coisas. O sistema então impede que você exclua ele, mas aí pode desmarcar o campo ativo para que ele suma nas telas onde seria selecionado. Note que desmarcar o campo ativo não impede totalmente que ele seja selecionado e nem faz ele sumir das consultas e estatísticas relacionadas a ele, apenas vai dificultar a seleção, fazendo com que ele não apareça nas listas para ser selecionado. Procure desmarcar o campo ativo só se você tem certeza que precisa ocultar ele, pois também não é incomum acontecer de desativarem um cadastro e depois acabarem precisando dele, e ao não conseguir encontrar e acabar duplicando este cadastro, refazendo ele.