Neste artigo vamos apresentar de forma completa como funciona o controle da gaveta, e como, quando e porque fazer sangrias e suprimentos nela.
Antes de começar, caso deseje ter uma gaveta sendo aberta automaticamente pelo nosso programa, dá uma olhada neste artigo, nele ensino a fazer a configuração: https://soriodev.com.br/ajuda/sorges-configurando-a-gaveta/
Agora para começarmos, antes de mais nada, por mais simples que pareça, vamos entender o que é a gaveta. Quando você vai num supermercado, numa padaria, e em vários outros estabelecimentos, ao chegar no caixa e fazer o pagamento em dinheiro ele abre uma gaveta, que armazena de forma organizada notas e moedas com todo o dinheiro que aquele caixa possui no momento. Quando falamos em controlar a gaveta, é dela mesmo que estamos falando, do objeto físico.
Nem é preciso pensar muito para saber o quão importante é o controle. Se for assaltado, todo o dinheiro que está na gaveta será levado. E nem precisa de assalto, um funcionário mau intencionado pode desviar dinheiro aos poucos, e se não houver algum controle ele nunca será percebido.
É por isso que no módulo FINANCEIRO:
Em PDV:
Você tem um controle completo para administrar a abertura e fechamento de caixa. Sempre que ocorre a troca de funcionário, fecha-se o caixa, pega-se todo o dinheiro da gaveta, e abre o caixa para um novo funcionário. Assim a empresa pode contar aquele dinheiro e verificar se coincide com a soma apresentada no sistema.
O controle já começa na abertura, aliás. Para que a gaveta não comece vazia você pode especificar um troco inicial, como na imagem abaixo:
Este troco pode ser a soma de moedas de notas de pequeno valor, que foram colocadas na gaveta pelo novo funcionário para que ele tenha um troco inicial para os clientes, facilitando o atendimento.
No decorrer do turno dele, muitos movimentos serão feitos na gaveta, entre vendas, pagamentos e outras operações. É normal que, conforme o tempo passa, o valor em dinheiro acumulado na gaveta vá crescendo, e num estabelecimento movimentado ele pode chegar a milhares de reais se nada for feito. É para esta finalidade que existe esta função GAVETA, da imagem abaixo:
Ela dá acesso ao módulo de movimento na gaveta:
Também pode ser acessada no ponto de venda, pressionando a tecla G, ou usando a função GAVETA:
Aliás, é no PDV mesmo que normalmente vai usar. Neste módulo você pode fazer duas operações:
- SANGRIA: é o ato de retirar dinheiro da gaveta;
- SUPRIMENTO: é o ato de colocar dinheiro na gaveta, caso esteja faltando.
Normalmente ele será usado quase que apenas para sangria. Lembra da gaveta cheia? É exatamente aqui que esta função é útil. Um funcionário supervisor pode vir até o caixa e solicitar a sangria, aí o responsável pelo caixa naquele momento retira uma parte do dinheiro da gaveta, geralmente as notas de valor mais alto, conta e faz a sangria. Veja a imagem abaixo:
Vai indicar a data e hora, a forma de pagamento, o histórico para descrever a operação, e o valor, que vai em crédito (suprimento) ou débito (sangria). O funcionário que fez a operação já fica subentendido como sendo o que está no caixa aberto, ou seja, a sangria ou suprimento já cai no caixa do funcionário. E para validar a operação, pode imprimir um comprovante para o funcionário assinar:
Quando você imprimir o comprovante de fechamento do PDV no fim do período:
Ele sairá com o movimento feito na gaveta:
Até aqui creio que foi fácil entender. Porém a partir daqui vem uma explicação para sanar uma confusão que é muito comum entre nossos clientes: este controle todo não é um caixa, nem uma conta financeira!
Lembre que a gaveta é aquele objeto físico que está dentro da empresa. Já o financeiro é local onde você tem o movimento e o valor total de todas as contas da empresa, sejam as bancárias, investimentos, e a conta CAIXA, que normalmente é a usada para representar quando em dinheiro físico a empresa tem em mãos no momento.
Se você fizer uma venda em dinheiro, ela vai cair dentro da gaveta, e na conta caixa do financeiro ao mesmo tempo. Porém se você fizer uma sangria ou um suprimento ele não vai entrar no financeiro. Lembre daquela situação: tem muito dinheiro na gaveta, farei uma sangria para tirar ele e colocar num cofre. Veja que a empresa não perdeu nem ganhou nada, o dinheiro só saiu da gaveta e foi para o cofre. Ele aliás continua sendo dinheiro, ou seja, nem sequer houve movimentação entre contas. Se você quiser muito, pode até criar uma conta COFRE no financeiro:
E quando fizer uma sangria deste tipo, fazer manualmente uma transferência da conta CAIXA para a conta COFRE. Porém você vai estar aumentando seu trabalho, então não recomendo fazer, a menos que deseje ter um controle preciso do valor que tem dentro do cofre especificamente. Quando tiver muito dinheiro provavelmente vai optar por transferir ele para um banco, aí sim precisa fazer a transferência, da conta CAIXA (ou COFRE, se criou ela) para a conta do banco. Isso tudo naturalmente é feito no financeiro.
Ou seja, como não há perda ou ganho de valores ao tirar ou colocar ele na gaveta, o sistema não gera lançamento financeiro ao movimentar a gaveta manualmente via sangria ou suprimento. Em alguns casos você pode querer sacar dinheiro da gaveta para pagar um fornecedor que está no estabelecimento, por exemplo. Nesta situação, é bem provável que você já lançou a compra deste fornecedor no sistema, e se ela ainda não foi paga você terá uma conta a pagar dela no financeiro. Então além da sangria, terá que baixar esta conta a pagar no financeiro para pagar o fornecedor. Dá para fazer isso no PDV mesmo, pela tecla M ou na função FINANCEIRO:
Ela vai abrir o mesmo fluxo de caixa que temos no retaguarda, aí é só localizar a conta e preencher a data de pagamento para fazer a baixa. Se você está pagando alguma coisa para a qual ainda não tem o débito lançado no financeiro, pode também lançar ele na hora. Porém não se esqueça de que, se tirar dinheiro da gaveta para pagar algo, este “algo” precisa estar lançado no financeiro também, senão o valor das suas contas financeiras não muda e você perde o controle.
Para finalizarmos este extenso artigo que parecia simples, vamos ser chatos e ressaltar de novo: A GAVETA É UM OBJETO FÍSICO! O objetivo de se fazer um controle do que entra e sai nela é para no fim do dia você possa contar quanto tem dentro dela e comparar com o total apresentado pelo sistema, para ver se o funcionário não desviou valores.
Sendo assim, não há qualquer motivo para você fazer uma sangria em formas de pagamento como BOLETO, PIX, CARTÃO DE CRÉDITO ou CARTÃO DE DÉBITO, por exemplo. Estas formas são eletrônicas, o dinheiro vai para uma instituição financeira, não há nada dentro da gaveta para ser contado!
Já vimos casos de empresas que pagam o fornecedor no débito e lançam uma sangria na gaveta. Ora, se pagou o fornecedor no débito, vai no fluxo de caixa (financeiro) e baixa a conta a pagar selecionando a forma de pagamento débito! Não tem porque lançar sangria na gaveta se não está saindo nada dela. O objetivo aqui não é que a gaveta funcione como estatística, ela é um controle de segurança. Existem várias consultas estatísticas no sistema para o usuário obter a informação depois.
Você vai notar que dá para selecionar várias formas de pagamento na sangria. Poderíamos ter bloqueado para que usasse apenas a forma dinheiro, mas além dela existem algumas formas que envolvem objetos físicos, como cheque, vale refeição ou ticket. Como estes objetos podem ser contados achamos interessante deixar a possibilidade de escolher a forma, para permitir sangrias para a retirada deles. Assim você pode fazer vendas em cheque, e sangrias em cheque para retirar eles da gaveta, por exemplo.
Porém mesmo que possa selecionar a forma, deve usar do bom senso ao fazer isso. Use apenas a forma que corresponde ao que está saindo de dentro da gaveta física, para valores físicos. Não esqueça de que quando for pagar alguém precisa lançar o débito lá no financeiro, então lá mesmo você escolhe a forma de pagamento que está usando, não precisa lançar um pagamento em pix para fornecedor lançando na gaveta.