Nesse artigo explicarei mais detalhadamento um ponto que gera dúvidas no controle de frotas: os alertas dos veículos.
Já temos dois artigos que explicam o controle de frota e cadastro dos custos:
E como se lançam despesas:
Nesses artigos já existe uma explicação dos assuntos que vamos tratar aqui, porém agora focarei mais em explicar sobre os alertas. Como pode ser visto nos artigos anteriores, nosso sistema tem um cadastro de custos para os veículos, o que faz ele diferir um pouco de outros sistemas do gênero. Em vez de você ter um módulo para gerenciar troca de óleo do motor, outro para óleo da direnção, outro para abastecimento, outro para manutenções, e assim por diante, em nosso sistema há um módulo só onde você cadastra quais custos cada veículo pode ter, como na imagem abaixo:
Para o controle dos alertas, os 5 campos apontados acima são importantes, são eles:
- DATA DE VALIDADE: se preencher esse campo o sistema vai considerar que essa despesa/custo precisa ser executada na data indicada, o que fará com que ele alerte-o ao aproximar-se dessa data;
- VALIDADE EM KM: ao preencher esse campo estará indicando que essa despesa precisa ser executada novamente de forma periodica, quando a quilmetragem rodada acumulada desde a última execução atingir esse valor. Por exemplo, o veículo tem 20000 km atualmente, e você faz uma troca de óleo. A validade dessa troca é 5000, então ele precisará fazer outra troca quando atingir 25000, depois 30000, depois 35000, e assim por diante. Entretanto, a validade pode ser alterada posteriormente quando precisar;
- VALIDADE EM DIAS: funciona de forma parecida com a VALIDADE EM KM, porém aqui o que vale é o número de dias corridos desde a última execução. Exemplo, você lança a despesa hoje, e precisa executar ela de novo daqui 360 dias;
- DATA ÚLTIMA EXECUÇÃO e KM ÚLTIMA EXECUÇÃO: esses dois campos referem-se a data em que a despesa foi executada pela última vez, e qual era a KM do veículo nesse momento. São campos bloqueados, pois o sistema alimenta eles automaticamente quando você efetivamente lança a despesa. Quando você está começando o uso do sistema, é interessante registrar uma primeira despesa para o custo indicando quando foi a última execução. Exemplo, você começou o uso do sistema, e está definindo que a troca de óleo vale 5000 km. Registre a última troca de óleo que fez, indicando a km que o veículo tinha na km final. Mais abaixo explicarei isso.
E como funcionam os alertas?
Se você preencheu a data de validade o alerta vai ocorrer próximo a essa data, nem há muito o que explicar. Esse alerta pode ser interessante para impostos, como ipva ou licenciamento, pois eles tem data de validade.
Se você preencheu a validade em km, o sistema vai considerar a km atual do veículo, a km última execução, e a validade que você preencheu. Imagine que o veículo tem 20000 km, a validade da troca de óleo é 5000, a última execução da despesa foi com 14000. Sendo assim já passou da hora de trocar o óleo de novo, pois 14000 + 5000 resulta 19000 km, que é quando deverita ter feito a troca, o veículo já tem 20000. Isso faria o sistema gerar um alerta indincando que está em atrado. Esse alerta é interessante para trocas de óleo, manutenções, e todo o tipo de despesa recorrente baseada em km feita no veículo.
Se você preencheu a validade em dias, o sistema vai considerar a data atual, a data da útima execução, e o número de dias da validade. Se a validade é de 1 ano (365 dias), e a última execução foi 1 ano atrás, então o sistema vai alertar sobre a necessidade de execução dessa despesa. Esse alerta também pode ser interessante para impostos, se quiser deixar o aviso mais automático todo ano, e também é interessante para manutenções que precisarem de execução em certo intervalo máximo de tempo.
Você pode usar dois ou mais alertas ao mesmo tempo na tabela de custo sem nenhum problema. Por exemplo, uma manutenção que precisa ser feita a cada 50000 km ou a cada ano, o que ocorrer primeiro.
O sistema começará emitir avisos com uma pequena antecedência. No caso de alertas baseados em data ou dias corridos, ele começa a avisar 5 dias antes. Já para alertas baseados em km, ele começa a avisar quando falta 500 km para a execução.
Essa foi a parte principal que você precisa entender, agora vamos ver como funciona na prática. Em algum momento você vai começar a executar as despesas. Ao lançar ela, perceba que você vai escolher a TABELA DE CUSTO, e preencher a KM INICIAL e KM FINAL:
O preenchimento da KM INICIAL é interessante para saber o intervalo que houve entre a última execução e a atual, porém o importante mesmo são os campos TABELA DE CUSTO e KM FINAL, são eles que vão atualizar os alertas. A tabela de custo vai ser a troca de óleo, manutenção, ou seja, o custo em si, enquando a km final é a quilometragem do veículo quando executou esse custo, quando trocou o óleo, fez a manutenção, etc…
No exemplo acima eu simulo uma troca de óleo do motor, que tinha sido feita com 10000 km, e está sendo feita de novo com 14998 km. Ao lançar essa despesa, a primeira coisa que vai ocorrer é a atualização do próprio cadastro do veículo, mais especificamente, da KM ATUAL dele:
Tudo o que registrar envolvendo km no sistema vai atualizar a KM ATUAL do veículo, então você nem precisa se preocupar com ela, desde claro que lance tudo corretamente.
Mas além da km atual, lá na tabela de custo dois campos serão atualizados, que são a data última execução e a km última execução:
É aí que o vínculo das coisas acontece. Veja que você criou o custo, definiu uma validade, lançou uma despesa, e a despesa atualizou as informações da última execução, isso criou o vínculo circular de atualização. Agora no futuro o sistema vai avisar você dessa despesa, você vai executar ela de novo, e ao fazer isso o sistema de novo vai atualizar a data e km da útima execução, perpetuando o ciclo. Seu único trabalho será monitorar os alertas e executar as despesas quando cabível.
Se lançar outras despesas, como um abastecimento por exemplo:
Isso vai atualizar a KM ATUAL do veículo, mas a KM da troca de óleo permanece como estava:
Nesse exemplo que estamos vendo até agora, tivemos a troca de óleo aos 14998 km, com validade de 5000 km, ou seja, vencendo em 19998. E agora lancei um abastecimento que fez a km do veículo alcançar 19750. Se tirarmos a diferença: 19998 – 19750 = 248 km. Como o sistema começa a avisar quando falta 500 km para executar a despesa, e agora falta 248 km, o aviso já vai aparecer na tela inicial. É o botão CUSTOS DO VEÍCULO:
Ao clicar nele você vai parar lá nos custos, sem passar pela tela de frota. E já vai começar a ver por lá também o botão AVISOS no topo da tela:
O aviso de EXECUÇÃO PRÓXIMA mostrarão todos os custos que já estão em alerta, enquanto o aviso de EXECUÇÃO ATRASADA vai mostrar só aqueles que já estão em atraso.
Você deve notar que o controle da KM é fundamental, e cometer erros ao informá-la pode comprometer o sistema. Pensando nisso existe uma consulta que facilita o rastreio dos movimentos. No controle de frota, clique em AÇÃO, e em HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DA KM:
E você verá todos os movimentos que modificaram a km atual do veículo, em ordem cronológica.
Aí se houver algum erro de preenchimento você consegue localizar qual lançamento foi, para corrigir.
Para finalizar, vamos voltar lá na despesa:
Lembra que existe a KM INICIAL e FINAL? Quando você já lançou aquele custo alguma vez, na próxima vez que lançar ele vai puxar automaticamente na KM INICIAL a KM FINAL do lançamento anterior, que ficou armazenada lá no campo KM ÚLTIMA EXECUÇÃO no cadastro do custo. Basta preencher a tabela de custo e passar pelo campo km inicial para a captura ocorrer.